Tachograf - Pobór i archiwizacja danych z DTCO i karty kierowcy

Temat szczytywania danych z tachografów i kart kierowców jest dość szczegółowo uregulowany przepisami krajowymi oraz wspólnotowymi.
W Polsce przede wzystkim stosowane jest Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 5 listopada 2010 r. ( Dz.U. 2010 nr 215 poz. 1410 ) zmieniające Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. ( Dz.U. 2007 nr 159 poz. 1128 ) w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych. W przypadku wytycznych UE stosuje się Rozporządzenie Komisji (UE) NR 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 r. w sprawie maksymalnych okresów na wczytanie odpowiednich danych z jednostek pojazdowych oraz kart kierowców.

Do sczytywania danych z pamięci tachografu cyfrowego oraz karty kierowcy służą następujące urządzenia:
- Komputerowe czytniki kart czipowych – czytniki te instalowane są w komputerze lub są do niego podłączone za pomocą złącza USB. Do czytnika wkłada się kartę kierowcy i kopiuje zapisane w jej pamięci dane do komputera. Nalezy też dodać, iż czytnik taki musi być wyposarzony w specjalne oprogramowanie. Istotna wadą takiego czytnika jest też fakt, iż urządzenie to nie zapisuje na karcie daty pobrania danych.
- Urządzenia mobilne – urządzenia te posiadają już wbudowane czytniki kart i nie ma konieczności podłączania ich do komputera, żeby sczytać dane z karty. Dane z katy są automatycznie kopiowane bezpośrednio po włożeniu karty do czytnika. Urządzenia mobilne, podobnie jak czytniki kart czipowych nie zapisują na karcie kierowcy daty sczytywania danych.
- Klucze do pobierania danych – znacznie ułatwiaja pobieranie danych bezpośrednio z tachografu oraz z karty kierowcy, jednakże w przypadku pobierania danych bezpośrednio z tachografu wymaga posiadania karty przedsiębiorstwa. Zaletą kluczy do pobierania danych jest fakt, ze zapisuja one zarówno na karcie kierowcy jak też w pamięci tachografu datę sczytywania danych.

Pobieranie danych z tachografu lub karty kierowcy można zlecić także firmie specjalizującej się w rozliczaniu czasu pracy kierowców lub serwisowi obsługi tachografów, który może pobierać dane z tachografu i karty kierowcy na podstawie, Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 kwietnia 2006 r. w sprawie pobierania danych z tachografu cyfrowego, ich przechowywania i przekazywania (Dz.U. 2006 nr 64 poz. 454).

Zgodnie z ustaleniami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 5 listopada 2010 r. ( Dz.U. 2010 nr 215 poz. 1410 )

Dane z tachografu cyfrowego należy pobierać:

1 ) co najmniej raz na 90 dni;
2 ) natychmiast:
   a ) przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi;
   b ) w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych;
   c ) w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania;
3 ) w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.

Sczytywanie danych z pamięci urządzenia rejestrujacego - tachografu, może odbywać się znacznie częściej niż raz na 90 dni, szczególnie w przypadkach gdy zachodzi jakiekolwiek ryzyko utraty tych dabych.

Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy:

- co najmniej raz na 28 dni;
- przed ustaniem stosunku pracy kierowcy;
- przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe;
- w przypadku utraty terminu ważności karty kierowcy;
- w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.

Sczytywanie danych z karty kierowcy, podobnie jak w przypadku tachografów, może odbywać się znacznie częściej niż raz na 28 dni, szczególnie w przypadkach gdy może zachodzić ryzyko utraty tych dabych.

Natomiast Rozporządzenie nr 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 r. nakłada obowiązek w odniesieniu do maksymalnych okresów na sczytanie odpowiednich danych z jednostek pojazdowych oraz kart kierowców.

- 90 dni w przypadku danych z jednostki pojazdowej;
- 28 dni w przypadku danych z karty kierowcy.
Odpowiednie dane należy sczytywać w taki sposób, aby zapobiegać ewentualnej ich utracie.

Uwaga!!!
Jeżeli karta kierowcy ulegnie uszkodzeniu, lub też kierowca nie posiada jej przy sobie, albo dopuści się odstępstw przewidzianych w art. 12 Rozporządzenia nr 561/2006 (WE) w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego, wówczas powinien wykonać wydruk z tachografu.

Archiwizacja danych

Pobrane z pamięci urządzenia rejestrujacego (Tachografu) dane, należy archiwizować je w ich oryginalnnej postaci, zapisane w formie elektronicznych plików z rozszeżeniem ESM lub DDD, przez okres co najmniej 12 miesięcy licząc od dnia ich pobrania, który to dzień po każdym pobraniu danych, zostaje zarejestrowany w pamięci tachografu lub na karcie kierowcy. Natomiast jeżeli dane te stanowią dodatkową ewidencję w postaci wydruków czasu pracy kierowcy z tachografu, wówczas obowiązkowo należy je przechowywać przez okres co najmiej 3 lata.
Podmiot archiwizujący dane, ma obowiązek przechowywania tych danych w taki sposób, aby były one zawsze czytelne i uporządkowane (poukładane chronologicznie) oraz zabezpieczyć je przed ich ewentualną utratą (np. zniszczeniem lub kradzieżą) oraz dostępem osób nieuprawnionych. Podmiot archiwizujacy dane z zgodnie z wymaganymi warunkami, może wykonać ich kopię w czałości lub ich części w celu przetwarzania ich lub wykorzystania tych danych na własne potrzeby.

Sankcje karne

Nieterminowe pobieranie danych, może bezpośrednio przełozyć się na sankcje karne przewidziane w Ustawie o transporcie drogowym ( załącznik nr 3 ) .
W przypadku niedopełnienia obowiązku dotyczącego sczytywania danych, podmiotowi grożi sankcja karna w wysokości 500 PLN od każdej nie sczytywanej karty i po 500 PLN za każdy pojazd. Obowiązek systematycznego pobierania danych, zazwyczaj należy do osoby zarządzającej transportem i jeśli osoba ta nie dopełnia tego obowiązku , poniesie dodatkowo karę w wysokości 2.000 PLN. Wysokość mandatu nie zależy od tego, o ile dni opóźniono pobranie danych albo za ile dni danych brakuje.

Organ kontrolny zawsze będzie w stanie stwierdzić ewentualne naruszenie terninów sczytywania danych. Albowiem dane te mają dodatkowe zabezpieczenia w plikach źródłowych (data pobrania danych zostaje zarejestrowany na karcie kierowcy oraz w pamięci urządzeniu rejestrującym). Podczas kontroli drogowej inspektorzy ITD dysponują oprogramowaniem, które umożliwia sprawdzenie daty ostatniego odczytu danych z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego (bez konieczności udawania się do firmy).

Jeśli inspektor wykryje próbę zmiany tych plików, oprócz kary pieniężnej za ukrywane naruszenie, zostanie wszczęte postępowanie karne za fałszowanie dokumentów. Za co grozi już kara do 5 lat pozbawienia wolności. Jeżeli manipulacji dopuści się odoba zarządzająca transportem, grozi jej dodatkowo kara w postaci utraty certyfikatu kompetencji zawodowych. Natomast jeżeli manipulacji dopuści się przewoźnik, który ma certyfikat kompetencji zawodowych, grozi mu utrata licencji.

Pobór danych

Sczytywanie danych z tachografu i kart kierowcy oraz ich archiwizacja.

Dane z tachografu cyfrowego należy pobierać:

Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy:

Archiwizacja danych

Sankcje karne